Рекомендации для фрилансера

Сначала определяем, кто вы

Слово «фрилансер» ничего не говорит технику о том, нужна вам касса или нет.

Вот вообще ничего.

— Я фотограф. Какая касса мне нужна?

— А как вы работаете?

Потому что фотограф может быть самозанятым, ИП на УСН или ИП на патенте. Может получать деньги от обычных клиентов или работать с организациями.

И правила применения ККТ в этих случаях отличаются.

Поэтому начинать нужно не с выбора модели кассы, а со своего статуса и способа получения оплаты.

Совет техника: если продавец кассового оборудования услышал слово «фотограф» и сразу понёс вам кассу со склада — не торопитесь. Сначала нужно выяснить, нужна ли вам ККТ вообще.

Если вы самозанятый

Вот здесь хорошая новость.

Если вы применяете налог на профессиональный доход и получаете деньги в рамках деятельности на НПД, онлайн-касса вам не нужна.

Чек формируется по правилам НПД.

Это относится и к обычному физическому лицу на НПД, и к ИП, который применяет этот режим.

Поэтому дизайнеру, фотографу, программисту, репетитору или другому специалисту на НПД покупать онлайн-кассу только потому, что «я теперь официально принимаю деньги», не требуется.

И это тот редкий случай, когда совет техника звучит так:

ничего не покупайте.

Да, мы тоже умеем такое говорить.

А когда фрилансеру может понадобиться касса

Совсем другая история начинается, если вы зарегистрированы как ИП и применяете другой налоговый режим, например УСН или ПСН.

Тогда при расчётах нужно учитывать требования Федерального закона № 54-ФЗ.

При расчётах с физическими лицами ККТ по общему правилу применяется, если конкретная ситуация не относится к установленным законом исключениям.

При расчётах между организациями и ИП значение имеет в том числе способ оплаты. Для определённых безналичных расчётов между организациями и ИП закон позволяет работать без применения ККТ.

Поэтому двух универсальных правил:

«Я ИП — значит касса обязательно нужна»

и

«Я работаю только по безналу — значит касса точно не нужна»

не существует.

Нужно смотреть конкретную схему работы.

Совет техника: перед покупкой кассы ответьте на три вопроса: какой у вас налоговый режим, кто вам платит и каким способом вы принимаете деньги. Иногда после этих трёх вопросов выбор кассы заканчивается, даже не начавшись.

Если касса всё-таки нужна — какую выбирать

Вот теперь можно переходить к выбору оборудования.

Но тоже спокойно.

Фрилансеру совершенно необязательно покупать кассу, рассчитанную на магазин с постоянной очередью.

Представим фотографа.

Две съёмки в день.

Клиент оплатил работу.

Фотограф сформировал чек.

Всё.

Ставить ради этого оборудование, рассчитанное на серьёзную торговую нагрузку, — примерно как покупать автобус, чтобы одному ездить за хлебом.

Автобус хороший.

Просто задача немного другая.

Для небольшого количества расчётов важнее удобство самой кассы, способ подключения к интернету, возможность работать там, где вы принимаете клиентов, и совместимость с нужными программами.

А вот если фриланс постепенно превратился в полноценный бизнес — появились сотрудники, постоянный поток клиентов, рабочее место администратора и учётная программа — требования будут уже другими.

Совет техника: выбирайте кассу не по принципу «эта мощнее», «эту все берут» или «у соседа такая работает». Количество чеков, способ подключения, эквайринг, маркировка и работа с компьютером — всё это влияет на выбор.

А если разбираться в моделях, интерфейсах и характеристиках совсем не хочется — и правильно, у вас своей работы хватает — пройдите наш тест подбора кассы.

Ответьте на несколько вопросов, и тест поможет определить, какая касса и какое оборудование подойдут именно под ваши условия работы.

Нужен ли фрилансеру фискальный регистратор

Иногда нужен.

Но далеко не всегда.

Фискальный регистратор обычно используют как часть компьютерного кассового рабочего места.

Например, у вас есть компьютер с программой, в которой администратор оформляет клиентов, услуги или продажи. Программа передаёт данные в ККТ, а фискальный регистратор формирует фискальный документ и печатает чек.

Для салона, мастерской, студии или небольшого офиса такая схема может быть удобной.

А человеку, который работает один и формирует несколько чеков в день, отдельный компьютер плюс фискальный регистратор могут оказаться просто избыточными.

Зачем строить космодром, если нам нужно запустить бумажный самолётик?

Совет техника: фискальный регистратор имеет смысл, когда касса является частью рабочего места с компьютером и программой. Если вам нужна самостоятельная касса для нескольких операций в день, стоит рассмотреть более простой вариант.

Можно ли принимать оплату картой

Конечно.

Если клиент привык платить картой или телефоном, заставлять его искать наличные — сомнительное улучшение сервиса.

Для приёма банковских карт можно использовать отдельный банковский терминал либо кассовое решение со встроенным эквайрингом.

При отдельном терминале касса и банковский терминал могут работать как два самостоятельных устройства.

На кассе оформляется продажа.

На банковском терминале проводится оплата.

Если устройства не интегрированы, сумму на терминале обычно вводят отдельно.

Есть и интегрированные решения, когда кассовая программа взаимодействует с банковским терминалом и сумма передаётся автоматически.

Что удобнее — зависит от количества операций и организации рабочего места.

Если клиентов немного, ручной ввод суммы может совершенно не мешать.

Если поток большой, интеграция уже заметно сокращает количество лишних действий и снижает риск ошибиться при вводе суммы.

Совет техника: не переплачивайте за сложную интеграцию только потому, что она существует. Сначала посчитайте, сколько безналичных оплат проходит за день. Пять операций и пятьсот — это две совершенно разные задачи.

Банковский чек и кассовый чек — разные вещи

Вот здесь бывает путаница.

Клиент приложил карту.

Терминал радостно сообщил:

ОДОБРЕНО.

Все счастливы.

Но документ банковского терминала и кассовый чек — не одно и то же.

Банковский терминал подтверждает проведение банковской операции.

ККТ формирует кассовый чек в случаях, когда при расчёте должна применяться контрольно-кассовая техника.

Поэтому если для вашего расчёта требуется ККТ, успешная операция на банковском терминале эту обязанность не отменяет.

Совет техника: если у вас отдельные касса и терминал, не забывайте завершать обе операции. Иначе легко получить прекрасную банковскую оплату и забытый кассовый чек.

А СБП?

Система быстрых платежей тоже может использоваться для приёма оплаты.

Покупателю удобно: отсканировал QR-код, подтвердил платёж — готово.

Но здесь действует тот же принцип.

Способ получения денег сам по себе не отменяет требования к применению ККТ.

Если при конкретном расчёте необходимо сформировать кассовый чек, переход с банковской карты на СБП не превращает его волшебным образом в расчёт без кассы.

Поэтому сначала определяем обязанность применения ККТ, а уже потом выбираем удобный способ оплаты.

Нужен ли сканер

А вот здесь всё зависит от того, что именно делает наш фрилансер.

Если вы программист и продаёте свои услуги, сканер штрихкодов вам, скорее всего, будет очень одиноко лежать на столе.

Если мастер одновременно продаёт товары — ситуация уже другая.

Например, в салоне оказывают услуги и продают косметику.

Или мастер ремонтирует технику и одновременно продаёт запчасти и аксессуары.

Тогда сканер может серьёзно ускорить работу.

А если продаются маркированные товары, нужно учитывать требования к считыванию кодов Data Matrix — понадобится подходящий 2D-сканер.

Совет техника: не добавляйте сканер в комплект автоматически. Сначала спросите себя, что именно вы собираетесь им сканировать. Если ответа нет — у нас только что появилось свободное место на столе и немного сэкономленных денег.

Подходящие модели можно посмотреть в разделе сканеров штрихкода.

Нужен ли денежный ящик

Если принимаете много наличных — может пригодиться.

Если все клиенты платят безналично, денежный ящик способен выполнять примерно одну функцию:

занимать место.

Сам по себе он не является обязательной частью кассового рабочего места.

Его устанавливают там, где это действительно удобно для работы с наличными.

Совместимый денежный ящик может подключаться к кассовому оборудованию и открываться при оформлении операции.

Для рабочего места администратора это удобно.

Для специалиста, который получает наличные пару раз в месяц, необходимость такой покупки уже весьма сомнительна.

Совет техника: автоматизация — это не соревнование «кто подключит больше устройств». Если оборудование не решает вашу задачу, его отсутствие — не недостаток комплекта.

Нужен ли отдельный компьютер

Тоже не обязательно.

Если выбранная касса способна работать самостоятельно и ваш сценарий не требует отдельной товароучётной или кассовой программы на ПК, ставить рядом компьютер только ради кассы не нужно.

Но если фриланс уже вырос в небольшой бизнес, компьютерное рабочее место может быть полезно.

Например, на нём работают:

• программа записи клиентов;

• товароучётная система;

• кассовая программа;

• складской учёт;

• CRM;

• другие рабочие сервисы.

Тогда уже имеет смысл думать о том, как касса будет взаимодействовать с используемым ПО.

Совет техника: сначала выбирайте рабочую схему и программы, а потом оборудование. Не покупайте компьютер, кассу и периферию по отдельности с надеждой, что вечером они познакомятся и сами подружатся.

А если фрилансер продаёт маркированные товары

Вот здесь появляется ещё один уровень.

Но спокойно. Мы всё ещё не на «Титанике».

Если кроме услуг вы продаёте товары, подлежащие обязательной маркировке, рабочее место нужно готовить с учётом требований маркировки.

Проверяется не только сама касса.

Важны:

• модель ККТ;

• поддержка ФФД 1.2;

• подходящий фискальный накопитель;

• актуальная прошивка;

• драйвер;

• кассовая программа;

• 2D-сканер Data Matrix;

• интернет;

• наличие совместимого решения ТС ПИоТ.

Именно поэтому фраза:

— У меня новая касса, значит всё работает.

не всегда соответствует действительности.

Касса может быть подходящей, но программное обеспечение требует обновления.

Или программу настроили, а старый сканер Data Matrix нормально не считывает.

В маркировке рабочее место лучше рассматривать как единую систему.

Совет техника: если начинаете продавать маркированный товар, не меняйте кассу автоматически. Сначала проверьте существующее оборудование и ПО. Возможно, касса подходит и требуется только подготовить рабочее место.

Подробнее об этом есть на странице подключения кассы к ТС ПИоТ.

Что делать, если фриланс превращается в бизнес

Такое происходит довольно часто.

Сначала фотограф работает один.

Потом появляется администратор.

Потом студия.

Потом ещё один фотограф.

Потом продажа сертификатов и сопутствующих товаров.

И однажды человек, который когда-то просто фотографировал, обнаруживает, что у него уже маленький бизнес.

И вот здесь требования к автоматизации меняются.

Может понадобиться:

• отдельное кассовое рабочее место;

• товарный учёт;

• CRM или система записи;

• эквайринг;

• несколько пользователей;

• интеграция с учётной программой;

• дополнительное оборудование.

Поэтому при выборе первой кассы полезно хотя бы немного подумать вперёд.

Не обязательно строить инфраструктуру на десять рабочих мест.

Но и покупать решение, из которого бизнес вырастет через два месяца, тоже обидно.

Совет техника: небольшой запас по возможностям полезен. Запас в десять раз — обычно уже просто дорогой запас.

Что в итоге понадобится фрилансеру

Универсального комплекта нет.

И это нормально.

Самозанятому специалисту на НПД онлайн-касса для расчётов в рамках этого режима вообще не требуется.

ИП, которому по условиям работы нужна ККТ, может обойтись компактной самостоятельной кассой.

Для студии или салона с администратором может быть удобнее компьютерное рабочее место с кассовой программой и фискальным регистратором.

Если продаются товары — может понадобиться сканер.

Есть маркировка — нужен подходящий 2D-сканер и готовность рабочего места к её требованиям.

Много наличных — пригодится денежный ящик.

Принимаете карты — понадобится эквайринг.

То есть нормальный комплект выглядит не так:

касса + сканер + ящик + терминал + принтер + ещё вот эта красивая штука.

Он выглядит так:

задача → программа → необходимое оборудование.

Главный совет техника

Не начинайте с вопроса:

«Какая касса самая хорошая?»

Такой кассы нет.

Есть касса, которая подходит именно под вашу работу.

Можно самостоятельно разбираться в количестве чеков, интерфейсах, способах подключения, эквайринге, маркировке и совместимости с программами.

А можно не превращаться ради одной покупки в специалиста по кассовой технике.

Пройдите наш тест подбора кассы.

Ответьте на несколько вопросов о своей работе — и тест поможет подобрать подходящую кассу и комплект оборудования.

Потому что задача хорошего техника — не поставить на ваш стол как можно больше коробочек.

Задача хорошего техника — сделать так, чтобы всё необходимое просто работало.

А всё ненужное осталось у нас на складе.