Кто может работать без кассы

С 01.07.2021 кассовый аппарат нужен всем: как организациям, так и ИП, за исключением некоторых сфер деятельности, о которых вы можете подробнее прочитать в этой статье. Если сфера вашего бизнеса входит в данный список - кассовый аппарат вам не нужен. Если же вашего рода деятельности там нет - то следующая инструкция поможет вам сделать правильный выбор.

Количество товаров (услуг) в вашем магазине

Первое, от чего нужно отталкиваться при выборе кассового аппарата, это размер Вашей базы товаров и услуг. Сколько наименований товаров Вам необходимо изначально внеси в кассу и как часто вы будете заносить новые товары. В целом, для организаций и ИП, одинаковые критерии выбора кассы.

Небольшой магазин, точка продаж, ИП или касса на один чек

Если вы небольшое ИП, у вас около 10 видов товаров, и вы считаете, что не будете расширять их количество долгое время, то подойдет автономная касса, например Меркурий 115-Ф, Атол 91Ф, Пионер 114Ф. Или если нужна самая дешевая касса на одну - две операции. Чтобы сэкономить можно рассмотреть покупку кассы б/у.

С 1 июля 2021 года ИП обязаны указывать наименования товаров в чеке, и при увеличении базы товаров их будет неудобно вносить в кнопочную кассу. Можно, но не удобно.

Средний магазин

Если же у вас от 10 до 500 видов товаров, то вам однозначно нужна смарт-касса, например Эвотор 5 или Эвотор 7. На этих кассах удобнее заводить новые товары или изменять названия уже заведенных. Также проще вести товароучет. Пробивать чеки на таких кассах (при наличии большой базы товаров) тоже удобнее. При маленькой базе товаров (до 10) удобнее чеки пробивать на кнопочных кассах.

Крупный магазин с полноценной автоматизацией

Если же у вас более 500 товаров и у вас достаточно большое количество чеков в день - вам нужен фискальный регистратор, а в дополнении к нему и компьютер с системой товароучета, например 1С.

Выбор типа интернет-подключения для передачи данных в налоговую

Все онлайн-кассы должны иметь постоянное стабильное подключение к интернету для передачи данных в налоговую инспекцию в онлайн-режиме.
Есть три типа передачи данных - через WiFi, по проводной сети Ethernet и через мобильные данные - Sim-карту. Многие кассы имеют оба вида подключения.

• WiFi - беспроводное подключение, которое почти всегда бесплатно и доставляет минимум неудобств, но необходимо постоянно держать кассу в доступности сети WiFi, это не всегда удобно, поэтому для касс, которые используется не в стационарной точке, а в разъездах часто выбирают кассу с Sim-картой.
• Sim-карта в кассе доставляет больше неудобств, так как необходимо думать о пополнении мобильного счета, и сеть не всегда стабильная.
• Ethernet - это передача данных по проводу, который подключается к кассе. Если у Вас в магазине или офисе есть проводной интернет, то можно подключить кассу к нему.
• Некоторые фискальные регистраторы передают данные через USB или COM-порт.

Выбор дополнительных кассовых опций

Банковский терминал для приема безналичных платежей по картам

Если вы собираетесь принимать безналичные платежи по картам, то есть 3 пути реализации:

• купить кассу со встроенным банковским терминалом;
• купить кассу к которой можно подключить банковский терминал;
• не подключать банковский терминал к кассе.

Сканер штрих-кода

Если у Вас много наименований товаров (и/или услуг) и Вам удобнее работать со сканером штрих-кодов, то можно купить кассу со встроенным сканером, такую как Aqsi 5Ф. Также почти ко всем кассам сканер штрих-кода можно докупить и подключить позже.
Встроенный аккумулятор в переносных кассах
Денежный ящик - автоматический или механический

Какое оборудование еще подключается к кассам

Принтер этикеток
При необходимости печати этикеток можно выбрать 

Что нужно обязательно выбрать для регистрации онлайн-кассы в налоговой

Что еще потребуется для установки кассы перед началом работы? Купить кассу мало, чтобы ее зарегистрировать в налоговой инспекции потребуется выбрать и купить фискальный накопитель и договор с Оператором Фискальных Данных, без этого касса работать не будет.

Фискальный накопитель

Абсолютно для каждой кассы требуется фискальный накопитель - это небольшое устройство, которое вставляется внутрь кассы и собирает, обрабатывает и отправляет информацию об операциях на кассе в ОФД. Без ФН касса работать не будет и ее не зарегистрируют в налоговой.

ФН бывают на 15 и 36 месяцев. И выбор того или иного зависит от сферы вашего бизнеса, а так же от системы налогообложения.

В законе сказано, что ФН на 36 месяцев должны устанавливать организации и предприниматели которые занимаются оказанием услуг или торговлей, а так же те, кто работает по УСН (упрощенка) или ЕСХН (сельхозналог).

ФН на срок не менее 15 месяцев необходим в случаях, если организация или ИП занимается продажей подакцизных товаров; имеет сезонный характер работы; использует ККТ в автономном режиме; совмещены с ОСНО; являются платежным агентом или субагентом.

Выбрать ОФД для заключения долгосрочного договора

После выбора кассы и ФН, необходимо заключить договор с ОФД - оператором фискальных данных - это организация - посредник, которая принимает данные с ФН вашей кассы и отправляет их в налоговую инспекцию через интернет. Помимо этого, ОФД обязан хранить фискальную информацию в зашифрованном виде в течение 5 лет.

ОФД необходимо выбирать очень аккуратно и придирчиво, потому, что вы делаете это один раз на весь срок работы онлайн-кассы. Сменить ОФД будет очень сложно - на это уйдет много времени, сил и денег. Три самых распространённых, надежных и главное с удобными личными кабинетами, это ОФД.ru, Первый ОФД и Такском. Договор с ОФД можно заключить на срок от 1 года. У всех ОФД принято давать хорошую скидку, если вы покупаете договор сразу на 3 года.

Как работает ОФД:

Договор с ОФД можно заключить на 12, 15 и 36 месяцев. Причем срок договора никак не зависит от времени действия фискального накопителя.

В соответствии с 54-ФЗ, в случаях, если касса находится на территории, на которой отсутствует связь или на территории военных объектов, органов ФСБ, государственной охраны, внешней разведки - договор с ОФД не потребуются, так как фискальные данные сохраняются на ФН и передаются в налоговую инспекцию при его замене.

Электронно - цифровая подпись для регистрации онлайн-кассы

Для более удобного и простого способа регистрации кассы рекомендуется приобрести электронную цифровую подпись которая в разы ускорит процесс регистрации кассы в налоговой и избавит от необходимости идти в ФНС. Помимо регистрации ККТ, электронную подпись можно будет использовать для снятия кассы с учета, при заключении договора с ОФД, замене ФН.

В общем, цифровая подпись - это не обязательный инструмент, но он поможет вам сэкономить большое количество времени - Вам не придется посещать налоговую самостоятельно - все можно сделать онлайн.